L’organisation d’un meeting d’entreprise n’est pas une mince affaire. Entre le choix de la salle de réunion, des matériels nécessaires ou encore du traiteur évènementiel, tout est à prévoir pour assurer le déroulement de votre réunion, sans encombre. Retrouvez tous les éléments clés à préparer pour organiser votre évènement professionnel.
1-L’objectif de la réunion
Pour organiser un meeting d’entreprise, la première étape est de définir l’objectif précis de cette réunion afin de gagner en temps et en efficacité. Il peut s’agir d’une réunion pour le lancement d’un projet, pour l’ouverture d’un nouveau magasin ou encore pour la célébration d’un objectif atteint.
Connaitre le but de la réunion va permettre à l’organisateur de prévoir tous les aspects du meeting : cadre adapté, personnes conviées ou encore points à mettre en œuvre pendant l’évènement.
2-Le choix du traiteur évènementiel
Lors d’une conférence, un anniversaire ou une réunion de team-building, il est toujours important de prévoir à l’avance un traiteur d’entreprise pour élaborer un menu digne de ce nom. Pour trouver un bon traiteur évènementiel, voir ici.
Confier la préparation du menu à un service traiteur offre de nombreux avantages :
Une prestation de qualité
La qualité culinaire des plats proposés sera optimale. Le professionnel dispose d’un savoir-faire spécifique en gastronomie, en plus de ressources nécessaires pour répondre aux demandes des clients lors d’un cocktail dinatoire, un buffet ou un repas assis. Le but est d’offrir un moment inoubliable à vos collaborateurs et partenaires, grâce à un évènement de prestige.
Des tendances culinaires pleines de raffinement
Le traiteur évènementiel propose un vaste choix de menus gourmets, à en faire languir les papilles de vos convives :
- Des petits-fours et amuse-gueules à base de saumon ou de charcuterie ;
- De délicieux desserts et autres plaisirs sucrés à votre image ;
- Des verrines savoureuses et gourmandes, etc.
Une offre sur-mesure
Petits-déjeuners, plateaux-repas ou autres, un traiteur haut de gamme peut proposer des formules sur-mesure en fonction des besoins et du budget de votre entreprise. Les traiteurs professionnels garantissent une organisation d’évènements professionnels clé-en-main.
3-Les invitations
Les collaborateurs concernés par la réunion sont à contacter dans un délai raisonnable, pour permettre à ces derniers d’organiser leur emploi du temps suivant l’invitation envoyée. La date et l’heure de la réunion doivent alors être définies au préalable.
Avant d’organiser un meeting au sein de votre entreprise, vous pouvez créer un sondage pour récolter les avis sur les dates à choisir, afin de connaitre les disponibilités de chacun.
L’invitation calendrier par mail est, de nos jours, la solution la plus pratique pour permettre à tous d’enregistrer l’évènement d’entreprise dans son calendrier. L’invitation doit contenir : la date, le lieu, les objectifs de la réunion.
Une rubrique mentionnant l’importance de la présence de chacun est conseillée, avec une demande de confirmation pour la présence.
4-Les matériels nécessaires pour le meeting
Un meeting d’entreprise ne peut se dérouler sans matériels et équipements. Pour assurer le bon déroulement de votre réunion, il faudra prévoir :
- Des projecteurs ;
- Des micros ;
- Des documents selon les besoins de la réunion ;
- Des blocs-notes et des stylos ;
- Des bouteilles d’eau.
Aucun détail ne doit être laissé au hasard pour éviter les imprévus et organiser un meeting efficace.
5-La réservation de la salle
Un meeting peut être organisé au sein de l’entreprise si l’infrastructure le permet. Mais il est également possible de prévoir un meeting dans un autre endroit pour permettre à vos équipes de changer un peu d’air.
Il est conseillé de réserver la salle de réunion en avance en fonction du nombre de participants et du type d’évènement à organiser. Misez sur l’originalité pour accueillir votre évènement professionnel dans une salle chaleureuse et conviviale.
Dans ce cas, n’oubliez pas de prendre en compte la location de salle dans le budget pour le meeting.
